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产品需求文档（PRD）是产品经理最主要的可视化交付物，刚入门的产品会疑惑产品需求文档应该如何撰写，产品老鸟们也会头痛产品文档如何高效更新和维护。本文会详细介绍2024年最新的极简产品文档撰写和管理方案，建议阅读并收藏。
产品需求文档是以需求为单位的描述性文档，用于记录和分析用户需求的使用场景、用户故事、业务流程、功能设计、产品原型、数据要求、影响范围等内容，详情见下方脑图。
并非所有内容都要写，需要结合团队要求、实际场景进行选择，过于杂乱的需求文档最终只有在写的时候会被查看，后续无人问津，相信这是很多产品的疑惑。不能将产品需求文档搞成了形式，需要切实的解决产品研发过程中信息传递的问题。我们可以一起探讨下，产品需求文档有什么作用？
1、分析需求，与团队同步目标
比较显而易见的是，需求被提出后，由产品进行分析和初步排期，此时产品需要说服决策者们我们需要去满足这些需求。如果你在工作中，需要对此负责，那此时就可以开始撰写你的需求文档。这个阶段，主要是对需求进行分析，以用户场景、用户故事等方式，确定和记录需求的必要性和重要性。一般这个过程在产品之间和部分管理者参与，如果你所在的公司缺少这个环节正式的评审流程，可以省事一些，但也需要做好简要记录，以便于后续设计、开发、测试人员理解需求。
2、和工作伙伴同步详细功能设计
将需求转换为功能，并对业务、流程、设计进行澄清。这是产品需求文档的核心内容，是必不可少的内容，后续设计、开发、测试也主要依据这部分内容开展工作。也是产品最终验收开发成果的标准和依据，所以功能设计是产品需求文档的核心内容。
功能的逻辑和业务描述一般使用文字描述即可，详细设计遍需要使用Axure、摹客RP这类原型设计工具进行。
3、回溯依据
这点十分重要，因为多数产品都是会持续迭代，产品需求文档中记录了大量的设计细节，未来新增或调整功能时，都会依据产品需求文档来确认当初功能设定的原因以及详细策略。所以一份好的产品需求文档不仅仅是对内容有要求，同时还要求需求文档是可以更新迭代的。
上文中，我们讨论了产品需求文档的作用，这部分主要讲述如何撰写一份优秀的产品需求文档。一份能解决实际问题且能持续更新迭代的产品需求文档，就是一份好文档。
在正式开始撰写之前，先选择撰写的工具，好工具可以让撰写效率事半功倍。强烈建议使用云端工具进行撰写，易于同步、易于协作、易于关联等优势是本地word软件完全无法比拟的。云端产品的稳定性也经过了市场的检验，已经2024年了，相信绝大多数产品经理都已经使用上了云产品。
云文档类产品推荐：腾讯文档、飞书文档、金山文档、我来等，这些文档工具都很优秀，也提供免费版，导出的格式也很丰富。
除了文档，也推荐一下云原型设计工具产品：摹客RP、Uxpin，推荐这两款工具的原因是他们都是云端的产品，同时可以直接将设计说明与图层绑定，这点很重要，可以极大的提高详细设计的效率。有点原型即文档的含义，同时又能保证干净整洁的原型演示界面。
如果工具都采用云端工具，一切都简单了起来，一般在云文档工具中建立知识库，撰写需求说明和业务流程、功能介绍的内容，在云原型设计工具进行详细设计，并将其以链接或iframe预览的形式插入到文档中。如下图所示，我们可以直接看到原型图和原型中的文字标注说明。
以下是飞书团队的产品文档模板，点击链接直达，如需其他格式的版本，可以自行下载后再重新导入。
在这个模板中，主要有以下内容：
前言
版本信息
变更日志
文档说明
名词说明
需求背景
产品/数据现状
用户调研
竞品分析
需求范围
功能详细说明
产品流程图
交互原型图
功能说明
非功能需求
埋点
项目规划
附录
有了模板，我们可以直接从模板开始，首先你可以修改一下模板以适配你的产品和团队，以后所有的需求文档都从这个模板开始。
在撰写时，有几点踩坑经验和大家分享：
1）并非模板中的所有内容都是必填的！请根据实际需要，填写重要信息即可，比如项目很紧急，那直接写“需求范围”和“功能详细说明”也是可以。
2）如果不是必须要离线撰写，强烈建议用云端可协作的工具撰写，协同和管理会方便很多，或者你可以在云端撰写好后导出到本地交付。
3）产品如果是从0 > 1阶段，用文件夹或者知识库将所有文档、原型收纳到一起，最好提前建好模块目录结构，这样做在未来查阅和更新会很方便，1-2年后如果要查询细节你会非常感谢这个操作。
4）产品在0 > 1阶段，需求文档可以拆分得大一些，这样会更利于管理。产品如果处于更新迭代阶段，应该以需求为单位，新建需求文档或修改以前存在的需求文档。这里又体现了云端工具的好处，你可以随时建立一个历史版本，便于未来查阅。
5）没有人能从一开始，就撰写出完美的文档，给自己和团队时间，做好及时修改的习惯，在评审、设计、开发、测试等阶段，及时将团队沟通的结果同步更新到产品文档中。请相信我，如果你经常这样做，未来的你会很感激你，是避免扯皮避免加班的重要工作技巧。
6）一些产品内的叫法，如果团队出现不一致的情况，尽快统一并体现到文档中，可以在文件夹或知识库中，专门维护一篇名词解释的文档，其他文档都从此处进行引用。强烈推荐飞书的文档同步块，所有名词解释都适用。
7）将原型引入你的文档，将原型和文档结合起来，你才能做到事半功倍，方法可以参考上方的产品文档模板。如果你还不会画原型，可以到这里（https://www.mockplus.cn/example/rp）去看看原型案例，多做做临摹，画图能力可以快速提升。
8）最后一点，我也还在尝试，我希望达成一个目标：原型即文档。但现在的原型工具在文档撰写方面的能力都不是很强，特别是表格、文档结构组织方面，期待未来有专门针对产品经理撰写产品需求文档的工具诞生。
新时代，新工具，拥抱变化！云端工具在最近几年的工作，切实的提高了产品需求文档的撰写效率。如果你是刚入门产品，不要被网上各种长篇大论的需求文档模板影响，其实很简单，分析需求的必要性，并给出你的解决方案，并在后续设计、开发、测试环节积极修改和迭代，你的文档会越写越好。并从一开始便组织好文档存放结构和文档模板，文档的更新和迭代将会无比顺畅！
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