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如何撰写一份优秀的产品需求文档?看完真的不用加班了!

摹客团队
2024-05-06
21723

产品需求文档(PRD)是产品经理最主要的可视化交付物,刚入门的产品会疑惑产品需求文档应该如何撰写,产品老鸟们也会头痛产品文档如何高效更新和维护。本文会详细介绍2024年最新的极简产品文档撰写和管理方案,建议阅读并收藏。

什么是产品需求文档(PRD)?

产品需求文档是以需求为单位的描述性文档,用于记录和分析用户需求的使用场景、用户故事、业务流程、功能设计、产品原型、数据要求、影响范围等内容,详情见下方脑图。

并非所有内容都要写,需要结合团队要求、实际场景进行选择,过于杂乱的需求文档最终只有在写的时候会被查看,后续无人问津,相信这是很多产品的疑惑。不能将产品需求文档搞成了形式,需要切实的解决产品研发过程中信息传递的问题。我们可以一起探讨下,产品需求文档有什么作用?

产品需求文档有什么作用?

1、分析需求,与团队同步目标

比较显而易见的是,需求被提出后,由产品进行分析和初步排期,此时产品需要说服决策者们我们需要去满足这些需求。如果你在工作中,需要对此负责,那此时就可以开始撰写你的需求文档。这个阶段,主要是对需求进行分析,以用户场景、用户故事等方式,确定和记录需求的必要性和重要性。一般这个过程在产品之间和部分管理者参与,如果你所在的公司缺少这个环节正式的评审流程,可以省事一些,但也需要做好简要记录,以便于后续设计、开发、测试人员理解需求。

2、和工作伙伴同步详细功能设计

将需求转换为功能,并对业务、流程、设计进行澄清。这是产品需求文档的核心内容,是必不可少的内容,后续设计、开发、测试也主要依据这部分内容开展工作。也是产品最终验收开发成果的标准和依据,所以功能设计是产品需求文档的核心内容。

功能的逻辑和业务描述一般使用文字描述即可,详细设计遍需要使用Axure、摹客RP这类原型设计工具进行。

3、回溯依据

这点十分重要,因为多数产品都是会持续迭代,产品需求文档中记录了大量的设计细节,未来新增或调整功能时,都会依据产品需求文档来确认当初功能设定的原因以及详细策略。所以一份好的产品需求文档不仅仅是对内容有要求,同时还要求需求文档是可以更新迭代的。

如何撰写一份优秀的产品需求文档?

上文中,我们讨论了产品需求文档的作用,这部分主要讲述如何撰写一份优秀的产品需求文档。一份能解决实际问题且能持续更新迭代的产品需求文档,就是一份好文档。

1、工欲善其事,必先利其器

在正式开始撰写之前,先选择撰写的工具,好工具可以让撰写效率事半功倍。强烈建议使用云端工具进行撰写,易于同步、易于协作、易于关联等优势是本地word软件完全无法比拟的。云端产品的稳定性也经过了市场的检验,已经2024年了,相信绝大多数产品经理都已经使用上了云产品。

云文档类产品推荐:腾讯文档、飞书文档、金山文档、我来等,这些文档工具都很优秀,也提供免费版,导出的格式也很丰富。

除了文档,也推荐一下云原型设计工具产品:摹客RP、Uxpin,推荐这两款工具的原因是他们都是云端的产品,同时可以直接将设计说明与图层绑定,这点很重要,可以极大的提高详细设计的效率。有点原型即文档的含义,同时又能保证干净整洁的原型演示界面。

如果工具都采用云端工具,一切都简单了起来,一般在云文档工具中建立知识库,撰写需求说明和业务流程、功能介绍的内容,在云原型设计工具进行详细设计,并将其以链接或iframe预览的形式插入到文档中。如下图所示,我们可以直接看到原型图和原型中的文字标注说明。

2、产品文档模板

以下是飞书团队的产品文档模板,点击链接直达,如需其他格式的版本,可以自行下载后再重新导入。

在这个模板中,主要有以下内容:

  • 前言

  • 版本信息

  • 变更日志

  • 文档说明

    • 名词说明

  • 需求背景

    • 产品/数据现状

    • 用户调研

    • 竞品分析

  • 需求范围

  • 功能详细说明

    • 产品流程图

    • 交互原型图

    • 功能说明

  • 非功能需求

  • 埋点

  • 项目规划

  • 附录

3、如何写以及如何管理更新?

有了模板,我们可以直接从模板开始,首先你可以修改一下模板以适配你的产品和团队,以后所有的需求文档都从这个模板开始。

在撰写时,有几点踩坑经验和大家分享:

1)并非模板中的所有内容都是必填的!请根据实际需要,填写重要信息即可,比如项目很紧急,那直接写“需求范围”和“功能详细说明”也是可以。

2)如果不是必须要离线撰写,强烈建议用云端可协作的工具撰写,协同和管理会方便很多,或者你可以在云端撰写好后导出到本地交付。

3)产品如果是从0 > 1阶段,用文件夹或者知识库将所有文档、原型收纳到一起,最好提前建好模块目录结构,这样做在未来查阅和更新会很方便,1-2年后如果要查询细节你会非常感谢这个操作。

4)产品在0 > 1阶段,需求文档可以拆分得大一些,这样会更利于管理。产品如果处于更新迭代阶段,应该以需求为单位,新建需求文档或修改以前存在的需求文档。这里又体现了云端工具的好处,你可以随时建立一个历史版本,便于未来查阅。

5)没有人能从一开始,就撰写出完美的文档,给自己和团队时间,做好及时修改的习惯,在评审、设计、开发、测试等阶段,及时将团队沟通的结果同步更新到产品文档中。请相信我,如果你经常这样做,未来的你会很感激你,是避免扯皮避免加班的重要工作技巧。

6)一些产品内的叫法,如果团队出现不一致的情况,尽快统一并体现到文档中,可以在文件夹或知识库中,专门维护一篇名词解释的文档,其他文档都从此处进行引用。强烈推荐飞书的文档同步块,所有名词解释都适用。

7)将原型引入你的文档,将原型和文档结合起来,你才能做到事半功倍,方法可以参考上方的产品文档模板。如果你还不会画原型,可以到这里(https://www.mockplus.cn/example/rp)去看看原型案例,多做做临摹,画图能力可以快速提升。

8)最后一点,我也还在尝试,我希望达成一个目标:原型即文档。但现在的原型工具在文档撰写方面的能力都不是很强,特别是表格、文档结构组织方面,期待未来有专门针对产品经理撰写产品需求文档的工具诞生。

新时代,新工具,拥抱变化!云端工具在最近几年的工作,切实的提高了产品需求文档的撰写效率。如果你是刚入门产品,不要被网上各种长篇大论的需求文档模板影响,其实很简单,分析需求的必要性,并给出你的解决方案,并在后续设计、开发、测试环节积极修改和迭代,你的文档会越写越好。并从一开始便组织好文档存放结构和文档模板,文档的更新和迭代将会无比顺畅!

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